Base de conhecimento com IA.

Exemplo de aplicação. O cenário abaixo foi montado a partir do que a ProdMan constrói em projetos reais, sem representar um cliente específico. Os números apresentados são estimativas de projeto e variam conforme o tamanho do acervo, a organização atual e as regras de cada negócio.

O cenário

Um escritório de advocacia com uma dúzia de profissionais. Petições, pareceres, contratos e teses acumulados em pastas de rede, drives pessoais e caixas de e-mail. Cada advogado com o seu modelo preferido. As diretrizes de como a casa trabalha vivem na cabeça dos sócios.

O efeito prático aparece todo dia. Alguém refaz um documento que já existia. O profissional recém-chegado leva meses para escrever no padrão do escritório. Uma tese boa fica esquecida na pasta de quem a escreveu. E quando um sócio sai de férias, metade do critério sai junto.

O mesmo padrão se repete em contabilidade, clínica, imobiliária, engenharia e consultoria. Muda o conteúdo, o problema é o mesmo.

Primeiro organizar, depois automatizar

O trabalho começa com curadoria, junto com quem conhece o material. Definir o que é oficial e o que é rascunho. Quem aprova. O que está vigente e o que virou histórico. O que fica de fora por sigilo.

Base de conhecimento com material errado dentro entrega resposta errada mais rápido. A etapa de curadoria é onde o projeto se sustenta, e ela é feita com o time, não no lugar dele.

Como funciona

• Fontes reunidas em um só lugar: documentos, modelos, contratos, pareceres, diretrizes, manuais, planilhas e normas internas.
• Curadoria e versionamento, com a versão vigente marcada e o histórico preservado.
• Busca com IA que entende a pergunta em linguagem natural e devolve a resposta com o documento e o trecho que a sustentam.
• Produção assistida de material novo: minuta, parecer, proposta, resposta a cliente, tudo seguindo os modelos e as diretrizes registradas.
• Controle de acesso por perfil, área e cliente, respeitando sigilo e a estrutura interna.
• Base que cresce: todo material aprovado volta para o acervo e melhora as respostas seguintes.

O que dá para analisar com isso

Com o acervo organizado, a operação vira dado. Quais temas o time mais consulta. Onde falta material e a resposta não existe. Quais tipos de documento consomem mais tempo. Quais clientes concentram determinada demanda.

Isso alimenta decisão de contratação, treinamento, precificação e prioridade de negócio, com número no lugar de percepção.

Como pensamos os riscos

O material aqui é sensível e a resposta precisa ser confiável. O desenho leva isso em conta desde o primeiro dia.

• Resposta sem fonte não sai. Toda saída aponta o documento e o trecho que a sustentam.
• Conteúdo produzido nasce como rascunho e passa por revisão humana antes de ir para o cliente ou para o processo.
• Permissões respeitadas na busca e na produção. Quem não tem acesso ao documento não recebe a resposta baseada nele.
• Sigilo profissional e LGPD tratados no desenho, com a opção de rodar a solução dentro do ambiente do cliente.
• Curadoria contínua. Documento revogado sai de circulação e para de influenciar respostas.

O que a empresa precisa ter

• O acervo, mesmo desorganizado e espalhado em pastas, drives e e-mails.
• Alguém com autoridade para dizer o que é oficial e o que fica de fora.
• Uma política de acesso, ainda que simples, sobre quem enxerga o quê.

Como isso vira projeto

Começa com o diagnóstico gratuito de 45 minutos para dimensionar acervo, sigilo e prioridade. A construção acontece em um Projeto Curto de 3 a 6 semanas, começando por uma área ou um tipo de documento que já dá ganho visível. Depois a base cresce por etapas, com o time do cliente alimentando e operando. Entrega com documentação, treinamento e garantia de 90 dias.